کسبوکار شما بزرگ باشد یا کوچک فرقی نمی‌کند، در هر صورت باید برای موفقیت در کسب‌وکارتان دوستانی به‌دست‌آورید که اعتمادشان را جلب کرده باشید. این همان کاری‌ست که متخصصان روابط عمومی به خوبی از پس آن برمی‌آیند.
روابط عمومی فرآیندی پیچیده و مداوم است که شامل فعالیت‌هایی در جهت ایجاد و حفظ ارتباط خوب سازمان با دیگران، مدیریت بحران‌‌ها، برندینگ، کاهش هزینه‌های تبلیغاتی و … می‌شود.
در روابط عمومی مانند هر حرفه دیگری باید از ابزارها و روش‌های مختلفی استفاده کرد تا اهدافی که در بالا به آن‌ها اشاره کردیم محقق شوند. در این مقاله قصد داریم تا همین ابزارها را به شما معرفی کنیم.
اما قبل از اینکه سر اصل مطلب برویم همین‌جا مسئله‌ای را روشن کنیم. شاید تصور کنید در این مقاله قرار است با اسم‌های عجیب‌وغریبی که تابه‌حال به گوشتان نخورده مواجه شوید. اما اینطور نیست! اجازه دهید ابتدا با تعریف ابزارهای روابط عمومی شروع کنیم تا خودتان متوجه شوید از چه چیزی صحبت می‌کنیم.
ابزار روابط عمومی چیست؟
وقتی از «ابزارهای روابط عمومی» حرف می‌زنیم منظور ما روش‌ها و تکنیک‌هایی است که می‌تواند به شما در رسیدن به مفهوم روابط عمومی کمک کند که به معنای دیگر همان برقراری یک تعامل خوب و چندجانبه سازمان با ذی‌نفعان آن است. نشست خبری، رپورتاژ آگهی، تور رسانه‌ای، رویدادها و … نمونه‌هایی از ابزارهای روابط عمومی هستند که هرکدام با هدف خاصی در مسیر پر از پیچ‌وخم روابط عمومی استفاده می‌شوند.
معرفی ابزارهای اصلی روابط عمومی
ابزارهای روابط عمومی یک برند بسیار متنوع هستند که هر کدام به‌عنوان یک دستیار حرفه‌ای به مدیران روابط عمومی کمک می‌کنند. این ابزارها در ۴ دسته‌بندی «افزایش آگاهی از برند»، «ارتباط با رسانه‌ها»، «انتشار اخبار» و «پایش رسانه‌ها» قرار می‌گیرند که در ادامه به معرفی هر کدام از آن‌ها می‌پردازیم.
۱. ابزارهای افزایش آگاهی از برند
یکی از مهمترین اهداف روابط عمومی، افزایش آگاهی از برند برای مخاطبان است. به زبان ساده آگاهی از برند، معیاری است که نشان می‌دهد یک برند تا چه میزان در حافظه مخاطبان هدف خود قابل تشخیص و به‌یاد ماندنی است و می‌تواند از طریق روش‌های زیر انجام شود:
-
اسپانسرینگ
یکی از هزینه‌برترین ابزارهای روابط عمومی، حمایت مالی یا غیرمالی از یک رویداد، نمایشگاه، سازمان یا یک فعالیت است که روزبه‌روز طرفداران بیشتری پیدا می‌کند.
اسپانسرینگ، اگر به خوبی مدیریت شود، می‌تواند در مدت زمان کوتاهی، به‌طور گسترده، شهرت و آگاهی از برند شما را افزایش دهد؛ ولی در صورتی که این‌کار به درستی انجام نشود، ممکن است تمام زحمات و هزینه شما بی‌نتیجه بماند.
-
گزارش‌های سالانه و موضوعی
یکی از ابزارهای روابط عمومی، گزارش‌ها هستند که معمولا اهداف مختلفی را دنبال می‌کنند ولی در نهایت همه این اهداف به یک مقصد می‌رسند؛ افزایش آگاهی از برند.
مدیران روابط عمومی از طریق گزارش‌ها، افراد داخل و خارج سازمان را درباره فعالیت‌هایی که در راستای اهداف سازمان انجام می‌شود، مطلع می‌سازند. این گزارش‌ها که معمولا به دو صورت سالانه و موضوعی ارائه می شوند، فرصتی طلایی را در اختیار کسبوکارها قرار می‌دهد تا مشتریان بالقوه با محصولات و خدمات مختلف برند، به‌طور کامل آشنا شده و اطلاعاتی کاربردی و به‌روز، از حوزه کاری خود دریافت کنند.
مثلا در گزارش سالانه ۱۴۰۰ تریبون، علاوه بر اشاره به فعالیت‌هایی که در سال ۱۴۰۰ انجام شد، اطلاعاتی مفید در رابطه با رسانه‌ها، تولید محتوا و انتشار رپورتاژ آگهی، رفتار کسبوکارها در ایران و … در اختیار مخاطبان قرار گرفت.
-
برگزاری رویداد
کسبوکارها می‌توانند با برگزاری رویدادهای خاص مانند سمینارها، نمایشگاه‌ها، مسابقات، سالگردها، علاوه بر معرفی محصولات جدید و خدمات خود، با مشتریان فعلی و بالقوه، مستقیما در ارتباط بوده و از نیازها و دغدغه‌هایشان باخبر شوند.
-
حضور در رویدادها و نمایشگاه‌ها
علاوه بر اسپانسرینگ و برگزاری رویداد، حضور در نمایشگاه‌ها و رویدادها فرصت بسیار مناسبی است تا خدمات و محصولاتتان را به مخاطبان و مشتریان بالقوه خود معرفی کنید. علاوه بر این با جمع‌آوری اطلاعات و نظرات مشتریان به تعامل بهتر با آن‌ها و فروش بیشتر دست پیدا کنید.
-
رپورتاژ آگهی
رپورتاژ آگهی متن کوتاه یا بلندی است که به مدیران روابط عمومی کمک می‌کند تا بیانیه‌ها و اخبار کسبوکار خود را به کمک رسانه‌ها منتشر کنند؛ از این طریق مخاطبان بیشتری با محصولات، خدمات و کسب‌وکارتان آشنا می‌شوند.
-
ارتباطات شفاهی
جلسات، سخنرانی‌ها، مکالمات تلفنی، میزگردها، مشاوره، کارگاه‌ها و سمینارها می‌تواند باعث ایجاد ارتباطی موثر بین برند شما و مخاطبانتان شود.
-
اقلام اداری
ارسال هدایای اداری در قالب اقلام اداری مثل لوازم التحریر، سالنامه و … به سازمان‌ها و شرکت‌های دیگر برای افزایش آگاهی از برندتان.
۲. ابزارهای ارتباط با رسانه‌ها
از آنجایی که پوشش و حمایت رسانه‌ای قوی، تنها با ایجاد روابط سالم و خوب با صاحبان رسانه امکان‌پذیر بوده پس جای تعجب نیست که ارتباط رسانه‌ای یکی از فعالیت‌ها و ابزارهای مهم روابط عمومی محسوب شود. برگزاری یک نشست خبری و تور رسانه‌ای نمونه‌ای از روش‌هایی هستند که یک متخصص روابط عمومی می‌تواند با رسانه‌ها ارتباط برقرار کند.
-
برگزاری نشست خبری
نشست خبری، رویدادی است که کسبوکارها برای واکنش نشان دادن به اخبار مثبت و منفی، معرفی محصولات، پاسخ به سوالات خبرنگاران رسانههای مختلف و هرگونه اطلاعات خاص دیگری در مورد سازمان، برگزار می‌کنند.
به‌عنوان مثال تریبون به منظور ارائه گزارش سال ۱۴۰۰ خود، یک نشست خبری ترتیب داد و با حضور جمعی از صاحبان رسانه‌ها، خبرنگاران و متخصصان حوزه سئو و دیجیتال مارکتینگ به بررسی و مرور گزارش و دستاوردهای سال گذشته پرداختند.
این ابزار روابط عمومی به شما کمک می‌کند تا به صورت مستقیم با رسانه‌ها در ارتباط باشید و خبر خود را در بهترین حالت ممکن به گوش مخاطبانتان برسانید و در نهایت اعتماد آن‌ها را به‌دست‌آورید.
در برگزاری یک نشست خبری، شما باید به موارد مهمی مانند، محل برگزاری، مهمانان موردنظر، انتشار خبر برگزاری نشست و پوشش کامل آن توجه کنید تا به نتیجه مطلوب خود برسید.
-
تور رسانه‌ای
تور رسانه‌ای، ابزار بسیار مفیدی جهت برقراری روابط مناسب با رسانه‌ها است. روابطی که می‌تواند باعث انتقال درست پیام کسبوکار و همچنین پوشش خبری ارزشمند باشد.
در این روش، مدیران ارشد سازمان با خبرنگاران رسانههای مختلف در بازه‌های زمانی مشخص ملاقات کرده تا به سوالات آن‌ها در رابطه فعالیت‌های کسبوکار پاسخ دهند.
۳. ابزارهای انتشار اخبار و اطلاعات
مدیران روابط عمومی می‌توانند از طریق کانال‌های مختلف، اخبار، ارزش‌ها، اهداف و فعالیت‌های متنوع سازمان خود را منتشر کنند تا مخاطبان در جریان امور قرار گیرند. با این‌کار، تصویر برند به‌خوبی در ذهن آن‌ها نقش می‌بندد. این کانال‌ها شامل موارد زیر می‌شود:
- رسانههای چاپی مثل روزنامه‌ها، بولتن‌ها، نشریات، مجلات، بروشورها، کاتالوگ‌ها، پوسترها، کتابچه‌ها، جزوه‌ها، عکس‌ها و …
- رسانههای صوتی و تصویری مثل تلویزیون، رادیو، تلفن همراه و …
- رسانههای دیجیتال مانند شبکه‌های اجتماعی، وب‌سایت، پادکست و…
- رسانههای محیطی مثل بیلبوردها یا تبلیغات بصری در مکان‌های عمومی مثل ایستگاه مترو، راه‌آهن، فرودگاه و …
تمامی این ابزار، نقش مهمی را در انتشار اطلاعات و اخبار بین مخاطبان هدف ایفا می‌کنند.
۴. ابزارهای پایش رسانه‌ها
بررسی و نظارت مستمر حضورتان در رسانه‌ها و شبکه‌های اجتماعی به شما کمک می‌کند تا تمامی فعالیت‌های روابط عمومی و تولید محتوای خود را به صورت کاملا هدفمند به ثمر برسانید.
در ایران با استفاده از ابزارهای پایش رسانه‌ای مانند گوگل ترندز، نیوزباکس، زلکا، دیتاک و… می‌توانید هر محتوایی مرتبط با برند، سازمان، رقبا و حوزه کاری‌تان را رصد کنید. این اطلاعات می‌تواند به پیشگیری از بحران و مدیریت آن، رصد رقبا، پاسخگویی به ابهامات و نیازهای مخاطبانتان و تحلیل احساسات آن‌ها کمک کند.
جمع‌بندی
ابزارهای متنوعی برای روابط عمومی وجود دارد که ما در این مقاله سعی کردیم به موارد مهم و کاربردی آن‌ها بپردازیم. تریبون بعضی از این ابزارها مانند «برگزاری نشست خبری»، «تور رسانه‌ای»، «رپورتاژ آگهی» و «خدمات تولید محتوا» را به همراه مشاوره تخصصی و پشتیبانی همه‌جانبه در اختیار شما قرار می‌دهد؛ اگر تجربه استفاده هر کدام از این ابزارها را دارید، خوشحال می‌شویم که نظرات و پیشنهادات خود را برای ما بنویسید.
