کارمندان مهمترین عنصر هر کسب‌وکار هستند و تاثیر زیادی در موفقیت شرکت دارند. همان‌طور که سازمان‌ها به کمک نیروی روابط عمومی تلاش می‌کنند در چشم مشتری‌ها خوب به نظر برسند، نیاز دارند میان کارمندان خود نیز محبوب باشند. مفهوم روابط عمومی درون سازمانی با چنین قصدی پا به عرصه گذاشته است. در ادامه می‌خواهیم بیشتر با عبارت روابط عمومی درون سازمانی و ارتباط موثر بین نیروها آشنا شویم.
روابط عمومی داخلی یا درون سازمان (Internal pr) چیست؟
در شرکت‌های بزرگ، مفهومی به نام ارتباطات درون سازمانی (Internal public relations) شکل گرفته که سروکار آن با اعضا و کارمندان سازمان است. روابط عمومی داخلی روی نحوه تعامل کارکنان با یکدیگر و با سازمان تمرکز دارد. محکم و بادوام‌بودن پیوندهای ارتباطات داخلی، روی تصویر برند آن سازمان اثرگذار است.
به‌صورت کلی، هدف روابط عمومی درون سازمانی این است که کارمندها دید خوبی نسبت به سازمان داشته و محیط کارشان را دوست داشته باشند. مجموعه فعالیت‌های روابط عمومی درون سازمانی منجر به افزایش انگیزه کارمندان، تعامل، درک اهداف سازمانی و ترسیم نقش خود در موفقیت شرکت می‌شود.
چه زمانی به روابط عمومی داخلی نیاز دارید؟
قبل از هرچیز باید بدانید که Internal public relations فرایندی طولانی‌مدت است و به تلاش زیاد نیاز دارد. پیوستگی در انتشار پیام‌های روابط عمومی و بهبود رابطه کارمند و کارفرما می‌تواند کلید موفقیت شما در این زمینه باشد. با این حال، در طول فعالیت کسب‌و‌کارتان زمان‌هایی وجود دارد که بیشتر از هروقت دیگری، به استراتژی روابط عمومی داخلی نیاز دارید.
- ارتباطات داخلی کلی شرکت
اغلب اوقات، مسائل مربوط به ارتباطات درون سازمانی در سطح مدیریت و از جنس یادآوری هستند. برای مثال، ایجاد سیاست‌های جدید، اعلام ددلاین‌ها (deadlines)، نیازمندی‌های منابع انسانی، تغییرات انجام‌شده توسط تیم IT، رویدادهای داخلی، فرایند آنبوردینگ نیروهای جدید و…
با اینکه این مسائل، به‌صورت مستقیم جز شرح وظایف نیروی روابط عمومی نیستند؛ اما بهتر است زیر نظر این نیرو انجام شوند. به عبارت دیگر، ارتباطات داخلی باید کارمندمحور و در راستای برند کارفرمایی باشند تا بتوانند یک فضای کار ایده‌آل و مثبت را ترسیم کنند.
- اجرای تغییرات اساسی در سازمان
تغییر، مقوله ساده‌ای در سازمان‌های بزرگ نیست. در این شرکت‌ها تیم‌های بسیاری وجود دارد که هرکدام از چند کارمند با روحیه‌های مختلف تشکیل شده‌اند و همین مسئله کار مدیران را برای ایجاد تغییرات اساسی سخت می‌کند. اگر از ابتدا محیطی ساخته باشید که تعامل در آن حرف اول را می‌زند و نیروها همیشه در جریان اتفاقات قرار گرفته باشند، بابت پذیرش تغییرات توسط کارمندان، نگران نخواهید بود. روابط عمومی داخلی دقیقا می‌تواند نحوه اطلاع‌رسانی تغییرات و اجرای چنین تصمیماتی را برعهده بگیرد.
- به‌اشتراک‌گذاری اخبار مهم
زمانی که خبرهای مهم شرکت، در ابتدا با کارمندان مطرح شود، این فرصت به وجود می‌آید تا آن‌ها خودشان را یک عضو تاثیرگذار در سازمان بدانند و احساس کنند در اطلاع‌رسانی اتفاقات حساس، فرد مهمی هستند. در حالی که، اگر اخبار مهم شرکت را از زبان رسانه‌ها و افراد خارج از سازمان بشنوند، نه‌تنها احساس ارزشمند‌نبودن به آن‌ها دست می‌دهد، بلکه این کار برخلاف اخلاق حرفه‌ای در محیط‌های کاری به حساب می‌آید.
- به‌اشتراک‌گذاری موفقیت‌ها و دستاوردها
یکی از فعالیت‌هایی که به افزایش روحیه کارمندان کمک می‌کند، جشن‌گرفتن موفقیت‌های کوچک و بزرگ در شرکت‌هاست. چه دستاورد تیمی باشد چه فردی، توجه و قدردانی از کارمندان اهمیت بسیاری دارد. برای مثال، رسیدن به شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIها) یا دستیابی به نقاط عطف هر پروژه، فرصت خوبی برای تشکر از نیروهاست.
- پیشرفت برند کارفرمایی
ایجاد هویت برند قوی یکی از کلید‌های تبدیل‌شدن به کارفرمای ایده‌آل است و باعث ترغیب افراد جویای‌کار و بااستعداد می‌شود. روابط عمومی داخلی تاثیر زیادی در ایجاد برند کارفرمایی دارد، هویت برندی که افراد خارج از سازمان، شما را به آن می‌شناسند.
چرا روابط عمومی داخلی مهم است؟
اضافه‌کردن فعالیت‌های روابط عمومی داخلی به برنامه‌ریزی‌های استراتژیک شرکت، پیامدهای مثبت زیادی دارد. زمانی که نیروهایتان را به چشم شرکایی ارزشمند ببینید، دو اتفاق مفید رخ می‌دهد؛ اعتمادسازی و انتقال دانش بین افراد.
پس از اینکه افراد همفکر و همسو را جذب کردید، با روابط عمومی درون سازمانی می‌توانید آن‌ها را به بازاریاب‌های ارگانیک شرکت تبدیل کنید. این اتفاق زمانی می‌افتد که نیروها از حضور در شرکت شما خوشحال باشند و بخواهند شما را به دیگران معرفی کنند. اگر این مفهوم را جدی نگیرید، روزی فرا می‌رسد که نیروهایتان بدون هماهنگی با شما، به دنبال شغل جدید می‌گردند و ناگهانی از مجموعه‌تان جدا می‌شوند.
Internal public relations روی روابط عمومی بیرون از سازمان هم تاثیر می‌گذارد؛ زیرا در دوره‌ای به سر می‌بریم که کوچکترین فعالیت داخلی شرکت‌ها، خیلی سریع در شبکه‌های اجتماعی پخش می‌شود. شرکت‌های بسیاری فضای داخل سازمان و محیط کارشان را به شکل دیگری در شبکه‌های اجتماعی نشان می‌دهند؛ اما کارمندان آن‌ها هر روز از وضعیت بد کار خود در لینکدین شاکی هستند. چنین تناقضی از چشم مشتریان و شرکای تجاری دور نمی‌ماند و روی اعتبار کلی برند سازمان تاثیر می‌گذارد.
عکس همین قضیه نیز درباره شرکت‌ها صادق است. شاید یک سازمان برای به اشتراک‌گذاشتن ویژگی‌های مثبت محیط کار، شیوه رفتار مدیران با کارمندان یا فعالیت‌های تشویقی آن‌ها تلاشی نکند؛ اما همه از برند آن سازمان به‌خوبی یاد کنند. فراموش نکنید هر کارمند می‌تواند گروهی را به شما بدبین یا خوش‌بین کند.
روابط عمومی درون سازمان با چه افرادی در ارتباط است؟
از آنجایی که عبارت روابط عمومی (Public Relations) در عنوان این مطلب آمده است، حق می‌دهیم که روابط عمومی درون سازمانی را متعلق به بخش روابط عمومی یا حتی بازاریابی بدانید. روابط عمومی داخلی زیر مجموعه ارتباطات سازمانی است که در برخی از شرکت‌های بزرگ، یک بخش مجزا برای آن در نظر گرفته می‌شود.
همان‌طور که تیم بازاریابی بدون فروش، فروش بدون محصول، محصول بدون فنی و فنی بدون بازاریابی نمی‌تواند کار کند، موفقیت در روابط عمومی داخلی هم نیازمند همکاری تمام افراد سازمان است. روابط عمومی داخلی مفهومی است که تک‌تک کارمندان را درگیر می‌کند. با این حال، مدیریت یا مدیرعامل، منابع انسانی و سرگروه تیم‌ها نقش بیشتری در پیشبرد اهداف آن دارند.
- مدیران ارشد
حمایت‌نکردن مدیران از فعالیت‌های مربوط به ارتباطات سازمانی، یکی از دلایل مهم شکست محسوب می‌شود. مدیران باید شروع کننده برقراری ارتباط بین کارمندان باشند. برای مثال، مدیران می‌توانند به‌طور منظم از وضعیت سازمان به کارمندان گزارش دهند و درباره به‌روزرسانی‌ها و پیشرفت‌ها از آن‌ها بازخورد بگیرند.
- منابع انسانی
ارتباطات سازمانی و به تبع آن روابط عمومی درون سازمانی، ارتباط تنگاتنگی با رضایت کارمندان دارد. تیم منابع انسانی مسئولیت جلب رضایت کارمندان و اجرای استراتژی‌های مختلف روابط عمومی درون سازمانی را دارد. این تیم باید فعالیت‌های اجرایی مربوطه، نقاط عطف و ملاک‌های ارزیابی را تعیین کند و به گوش سایر تیم‌ها برساند.
- سرگروه تیم‌ها
هر راهبردی که مدیر ارشد و مسئول منابع انسانی در سطح کلان تعیین کند، به‌راحتی در سطح تیمی قابلیت اجرا ندارد؛ بنابراین سرگروه تیم‌ها باید بتوانند افراد تیم خود را با اهداف سازمان همسو کنند و نقش مهمی در پیشبرد استراتژی ارتباطات درون سازمانی دارند.
مهمترین وظایف روابط عمومی درون سازمانی چیست؟
متاسفانه بسیاری از شرکت‌ها در اجرای استراتژی‌های روابط عمومی داخلی ناموفق هستند. از آنجایی که بسیاری از سازمان‌ها اصول Internal Public Relations را به‌تازگی پیش گرفته‌اند، به مدیران ارشد حق می‌دهیم که به‌درستی نتوانند آن را پیاده‌سازی کنند. خبر خوب این است که در هر نقطه از مسیر رشد کسب‌وکار خود باشید، به‌راحتی می‌توانید راهبردهایی را در این زمینه تدوین کنید:
۱. اطمینان از صحت پایه‌‌های ارتباطی شرکت
ارتباطات درون سازمانی مانند هر نوع ارتباط دیگری، اصول خاص خود را دارد:
- پیام‌ها را واضح و مختصر منتقل کنید تا برای همه قابل درک باشد
- ارتباطات حرفه‌ای داشته باشید
- به‌موقع ارتباط برقرار کنید
- شفافیت مهم است، اطلاعات مهم را پنهان نکنید
- نیروها را با مدیران ارشد سازمان آشنا کنید
- ارتباط باید مداوم و مستمر باشد
۲. برقراری ارتباط از ابتدای فرایند آنبوردینگ
آنبوردینگ، فرایند آشنایی کارمند جدید با شرکت است تا بتوانند با شغل جدید خود ارتباط برقرار کنند. در این دوره، هر آنچه که فرد تازه‌وارد باید درباره ساختار، اهداف، ماموریت و چشم‌اندازهای سازمان بداند، به او آموزش داده می‌شود. روابط عمومی داخلی بهتر است از همین مرحله کار خود را آغاز کند تا کارمند در لحظه ورود احساس خوشایندی به برند و فضای شرکت داشته باشد.
۳. ایجاد فرصت یادگیری در سازمان
سازمان‌ها به نیروهای توانمند نیاز دارند، به همین منظور در طول سال برنامه‌های آموزشی مختلفی را برای کارمندان خود تدارک می‌بینند. شما با ارائه برنامه‌های آموزشی مرتبط با برندتان، می‌توانید این فرصت‌ها شخصی‌سازی کرده و به توسعه تصویر برند خود کمک کنید. برای مثال، مدیران ارشد می‌توانند بخش‌هایی از دوره را آموزش دهند یا مسئولیت راهنمایی نیروهای تازه‌کار را برعهده بگیرند.
۴. تقویت برندسازی داخلی با تولید محتوای تصویری
تولید محتوای تصویری یک روش کاربردی برای اجرای کمپین‌های روابط عمومی داخلی و انتقال پیام به کارمندان است. این فعالیت‌ها شامل طراحی پوستر، تابلو، کارت‌پستال، کاغذ دیواری و… می‌شوند.
کمپین روابط عمومی داخلی، فقط محدود به طرح‌های گرافیکی، لوگو و رنگ‌ها نیست، بلکه به معنای تعهد و پایبندی به ارزش‌ها، چشم‌اندازها و اهداف شرکت است.
۵. ایجاد ارتباطات درون سازمانی
مسئول روابط عمومی درون سازمانی، باید ارتباطات سازنده بین افراد کلیدی شرکت ایجاد کند. فراهم‌کردن بستری مناسب در خارج از سازمان، به کارمندان فرصت می‌دهد تا در محیط غیررسمی، ارتباط موثرتری با یکدیگر داشته باشند. ارتباطات درون سازمانی فقط مربوط به نیروهای هم‌سطح نیست، بلکه مدیران هم می‌توانند از این طریق دیگر همکاران خود را بهتر بشناسند.
۶. اطمینان از دوطرفه‌بودن ارتباطات
شنیده‌شدن صدای کارمندان مهم است. اگر مدیران ارشد سازمان، همیشه دغدغه موفقیت و رشد شرکت را دارند، گاهی اوقات باید از مسائل روزمره کسب‌وکار فاصله بگیرند و به کارمندان خود گوش دهند. بدین ترتیب، کارمندان متوجه ارزشمندبودن نظرات‌شان می‌شوند.
۷. تعیین استراتژی و اهداف طولانی‌مدت
روابط عمومی درون سازمانی راه صدساله‌ای است که یک‌شبه نمی‌توان رفت. تدوین استراتژی بلند‌مدتی که مطابق با اهداف کلی سازمان باشد و تا حد زیادی خیال شما را از روابط عمومی درون سازمانی راحت کند، به آزمون‌و‌خطای بسیار زیادی نیاز دارد.
۸. اندازه‌گیری فعالیت‌ها
در دنیای داده‌محور امروز، باید شاخص‌های مناسبی برای روابط عمومی درون سازمانی تعیین کرده و به دنبال تحققشان باشید. شاخص‌ها به شما می‌گویند چه زمانی، چقدر و چگونه موفق شده‌اید. بر این اساس، در آینده می‌توانید تصمیم‌گیری‌های بهتری داشته باشید.
سخن پایانی
در این مقاله درباره اهمیت روابط عمومی داخلی، تاثیر آن در سازمان و چند نمونه از فعالیت‌های تاثیرگذار آن‌ها پرداختیم. روابط عمومی درون سازمانی مفهوم مهمی در موفقیت کسب و کارها است تا بتوانند با کارمندان خود ارتباط برقرار کرده و آن‌ها را مطلع نگه دارند. آیا در سازمان شما چنین مفهومی وجود دارد؟ مدیران و منابع انسانی چقدر به بهبود روابط داخلی سازمان و فراهم‌کردن فضایی مثبت و شاد اهمیت می‌دهند؟
